Manejo y denuncia de quejas

POLÍTICA DE MANEJO Y DENUNCIA DE QUEJAS DE PRAXAIR

Alcance y objetivo

El objetivo de esta política es establecer procedimientos mejorados para el tratamiento de cierta clase de quejas. En ese sentido complementa, pero de ninguna manera reemplaza, el cumplimiento de las leyes y la Política de Ética e Integridad Comerciales de la compañía, su programa de Normas de Integridad Comercial y los procesos de manejo de quejas establecidos conforme a los mismos. La línea telefónica directa de integridad de la compañía (administrada por terceros y multilingüe) y su buzón de correo confidencial, ambas establecidas de conformidad con los programas de integridad anteriormente citados, fueron adoptados expresamente como los medios principales a través de los cuales los empleados pueden enviar sus inquietudes de forma anónima y confidencial respecto de cuestiones contables o de auditoría u otros reclamos contemplados dentro de esta política. La aprobación de esta política por parte del Comité de Auditoría tiene por objetivo cumplir con las obligaciones del Comité conforme a las leyes federales aplicables en materia de títulos de valores de los Estados Unidos y las normas de cotización de la Bolsa de Valores de Nueva York.

Políticas

Todas las quejas y acusaciones respecto de (a) temas contables, (b) controles internos de contabilidad (c) asuntos de auditoría, (d) fraude que implique al personal directivo superior (banda 0 o 1) o empleados  que cumplan una importante función en la gestión de controles internos, o (e) represalias contra denunciantes (en adelante se mencionarán todos en conjunto como "Reclamos Específicos”) se denunciarán de inmediato al Presidente del Comité de Auditoría, a través del Director de Asesoría Jurídica.

Pautas y procedimientos

  1. En la medida de lo posible, todos los Reclamos Específicos se enviarán al Director de Asesoría Jurídica y con posterioridad al Presidente del Comité de Auditoría, de la forma precisa en que fueron recibidos.
  2. De conformidad con el programa de Normas de Integridad Comercial de la compañía, los empleados (incluyendo supervisores locales) serán alentados a denunciar a la administración inquietudes o sospechas relacionadas con asuntos incluidos en los Reclamos Específicos, pero si esa línea jerárquica de información resultara incómoda o inapropiada, los empleados y supervisores tendrán la opción, sin perjuicio de lo anterior, de comunicarse directamente con Seguridad Corporativa, el Director de Auditoría Interna, y el Director de Asesoría Jurídica, o de utilizar la línea telefónica directa de integridad o el buzón de correo confidencial.
  3. El Director de Auditoría Interna, actuando en representación del Departamento de Seguridad Corporativa, instruirá a los responsables de la línea telefónica directa de integridad de la compañía y el buzón de correo confidencial respecto de la clasificación de llamadas y correos recibidos y dará la orden de enviar directamente al Director de Asesoría Jurídica y al Director de Auditoría Interna o Seguridad Corporativa una copia de todo correo, o la transcripción de toda llamada recibida relacionada con asuntos incluidos en los Reclamos Específicos.
  4. Los líderes del área administrativa, comercial y funcional que hayan recibido Reclamos Específicos serán responsables de establecer los respectivos procedimientos y controles necesarios para garantizar que tales Reclamos Específicos se notifiquen de inmediato a un miembro de la Presidencia, al Director de Auditoría Interna o Seguridad Corporativa y al Director de Asesoría Jurídica. El contenido de tales informes se aproximará tanto como fuera posible a la forma en que el Reclamo Específico fuera recibido por primera vez por el gerente o supervisor. Las declaraciones trimestrales de informes financieros deberán incluir una declaración de cada director acerca de que todos los Reclamos Específicos recibidos dentro de su organización han sido debidamente informados.
  5. Asimismo conforme con el programa de Normas de Integridad Comercial de la compañía, se exigirá periódicamente a todos los empleados asalariados y determinados empleados contratados por hora que certifiquen tener conocimiento de su obligación de denunciar cualquier instancia real o sospechosa de incumplimiento de los estándares de la compañía, incluyendo asuntos incluidos en los Reclamos Específicos.
  6. Todos los Reclamos Específicos serán investigados de inmediato de la manera habitual (sujetos a un mecanismo de supervisión tal como se establece en el apartado 10 del presente), pero el Comité de Auditoría tendrá derecho en cualquier momento a solicitar tratamiento especial, incluyendo la obtención de asesoramiento externo u otros asesores.
  7. En cada reunión del Comité de Auditoría (celebrada periódicamente), la administración informará acerca de Reclamos Específicos que pudieran recibir con posterioridad a la reunión anterior y detallará el estado de toda investigación en curso. La dirección seguirá informando al Comité acerca de cada asunto tan pronto como los acontecimientos así lo exijan o lo ordene el Comité hasta la resolución definitiva del asunto. El orden del día de las reuniones brindará el tiempo suficiente para que el Comité debata sobre los asuntos denunciados.
  8. Si bien un propósito importante de esta política es cumplir con las leyes federales aplicables a títulos de valores en lo que se refiere al tratamiento de quejas relacionadas con asuntos contables recibidas por la compañía, en particular por parte de empleados , esta política también se extenderá a (y por lo tanto, el término “Reclamos Específicos” también incluirá a los fines de esta política:) toda queja, acusación, hallazgo, investigación o producción de prueba o sospecha que justifique una investigación, hayan sido recibidos o no por la compañía en forma de queja, en relación con los asuntos de los "Reclamos Específicos", incluyendo todo lo que precede que se hayan recibido a través de fuentes externas a la compañía.
  9. El Director de Asesoría Jurídica y las personas designadas por él serán responsables de la interpretación de esta política, así como del asesoramiento y orientación al Consejo de Administración, el Comité de Auditoría y la Compañía respecto del cumplimiento con los procedimientos de la Compañía, las leyes aplicables y las buenas prácticas.
  10. El Director de Auditoría Interna, actuando a través del Departamento de Seguridad Corporativa, será responsable de la administración y observancia de los procedimientos e infraestructura para el manejo de quejas de la Compañía, y de la supervisión y respaldo a las investigaciones, o de la conducción directa de las investigaciones de Reclamos Específicos, en la medida en que dicha persona o la Asesoría Jurídica lo crean necesario o apropiado.
  11. El Director de Auditoría Interna será responsable de amparar y conservar registros completos de la recepción de Reclamos Específicos, su denuncia, investigación y resolución definitiva. Todos esos registros se conservarán hasta cinco años después de la resolución definitiva del asunto. El secretario de la Compañía será responsable de mantener los registros relacionados con denuncias y actuaciones del Comité de Auditoría respecto de Reclamos Específicos. Tales registros se conservarán por el mismo período que rige la conservación de actas y actuaciones del Consejo de Administración.
  12. El Director de Auditoría Interna, actuando a través del Departamento de Seguridad Corporativa, desarrollará y mantendrá un sistema de control y seguimiento de los Reclamos Específicos, incluyendo, en la medida que lo estime conveniente, un sistema de seguimiento escrito con el fin de garantizar que cada reclamo se investigue y resuelva oportunamente, se comuniquen y asignen responsabilidades, y se describa en detalle cada avance en la gestión del reclamo.

* Artículo 10A(m)(4) de la Ley del Mercado de Valores [Securities and Exchange Act ] de 1934, según fuera agregado por el Artículo 301 de la Ley Sarbanes-Oxley [Sarbanes-Oxley Act] de 2002, y la Norma 10A-3 de la SEC que exige que los mercados de valores prohíban la cotización de títulos de valores de un emisor que no cumpla con los requisitos del Comité de Auditoría ordenados por dicha Ley para el tratamiento de quejas.

Aprobado por el Comité de Auditoría 21/4/03